Zum 1. Januar 2025 ändert sich etwas im Rechnungseingang, ob Sie sich darauf vorbereitet haben oder nicht. Inländische Unternehmen müssen im Geschäft mit anderen Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Empfangen. Nicht zwingend versenden, dafür gelten längere Übergangsfristen. Diese Unterscheidung geht in fast jedem Gespräch als Erstes verloren.
Der Empfangszwang ist die eigentliche Nachricht
Ihr Kunde darf Ihnen ab Januar eine strukturierte E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen können. Sie können nicht widersprechen und höflich um eine PDF bitten. In der Praxis heißt das mehr, als ein Postfach bereitzuhalten, das die Datei entgegennimmt. Sie brauchen einen Weg, sie einzulesen, zu prüfen, freizugeben und im Originalformat aufzubewahren. Wer das im Januar improvisiert, improvisiert erfahrungsgemäß noch Jahre später.
Warum die PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist
An dieser Stelle stutzen die meisten. Eine PDF-Datei per E-Mail ist im Sinne der Regelung keine elektronische Rechnung, weil sie nicht strukturiert maschinenlesbar ist. Für den Menschen ist sie lesbar. Für die Software ist sie ein Bild mit Text darin, aus dem man Zahlen bestenfalls erraten kann. Lange Zeit galt die PDF als Fortschritt gegenüber dem Fax. Diese Epoche geht zu Ende, und ehrlich gesagt ist das kein Verlust.
XRechnung und ZUGFeRD
Zwei Formate begegnen Ihnen in Deutschland. XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format ohne Sichtkomponente. Wer die Datei ohne passendes Programm öffnet, sieht Code und wundert sich. ZUGFeRD ist ein hybrider Ansatz: eine PDF-Datei, in die ein strukturierter Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht seine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten dahinter. Für Betriebe mit gemischt aufgestellten Kunden ist das oft der pragmatischere Weg, weil niemand seine Sehgewohnheiten ändern muss.
Was in der Buchhaltung zu prüfen ist
Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, aber fragen Sie konkret. Kann das System XRechnung und ZUGFeRD einlesen und die Felder korrekt übernehmen? Wird die Originaldatei revisionssicher archiviert, oder wird nur ein daraus erzeugtes PDF abgelegt? Der zweite Fall ist ein Problem, denn aufzubewahren ist das Original. Wie läuft Prüfung und Freigabe, wenn kein Papier mehr durch die Hände wandert und der bisherige Prozess an einem Stempel hing? Und was passiert mit Rechnungen, die formal einwandfrei, inhaltlich aber falsch sind?
Diese Fragen klingen nach Buchhaltung. Es sind Prozessfragen. Wer sie zu spät stellt, baut Umwege, und Umwege bleiben.
Die Pflicht ist auch eine Gelegenheit
Man kann die Sache abhaken, indem man das Minimum erfüllt. Format annehmen, Haken dran, ansonsten weiter wie bisher. Ich halte das für eine verpasste Chance. Wenn Rechnungen ohnehin als sauberer Datensatz eintreffen, kann die Zuordnung zur Bestellung, der Abgleich mit dem Lieferschein und die Weiterleitung an den richtigen Freigeber automatisch laufen. Dort liegt der Nutzen, nicht in der Pflicht selbst. In der Auftragsentwicklung sehen wir regelmäßig Betriebe, in denen jemand Rechnungen abtippt, deren Daten längst strukturiert vorliegen. Das war schon vor der Regelung ärgerlich. Jetzt ist es schwer zu rechtfertigen.
Ein Hinweis, der sein muss: Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ihre Steuerberatung kennt Ihren Fall und die Details, die hier nicht hineinpassen.
Häufige Fragen
Müssen wir ab Januar auch elektronisch versenden?
Nein. Für den Versand gelten längere Übergangsfristen. Verpflichtend ist zunächst, dass Sie strukturierte Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Reicht ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg?
Ein Postfach ist ein zulässiger Übertragungsweg. Es beantwortet aber nicht die Frage, wie die Datei danach eingelesen, geprüft und im Original archiviert wird. Genau daran hängt der Aufwand.
Was gilt für Rechnungen an Privatkunden?
Die Regelung betrifft den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt es dabei, dass Sie für die elektronische Übermittlung deren Zustimmung brauchen.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Systeme im Januar bereit sind, sehen wir uns Ihren Rechnungseingang gern konkret an. Ein erstes Gespräch ist unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Dieser Beitrag gehört zu unserem Wissens-Hub Individuelle Softwareentwicklung.