Viele Betriebe haben in den letzten anderthalb Jahren mehr digitalisiert als in den fünf Jahren davor. Nicht, weil eine Strategie fertig war, sondern weil Homeoffice, Lieferengpässe und Kunden, die plötzlich alles online erledigen wollten, keine Wahl gelassen haben. Jetzt kommt die unbequemere Phase: aus den Notlösungen etwas machen, das trägt.
Die Frage, die uns dabei am häufigsten gestellt wird, lautet nicht "welche Software". Sie lautet "wo fangen wir überhaupt an". Die ehrliche Antwort gefällt selten: nicht bei der Software.
Warum das Großprojekt der teuerste Anfang ist
Der klassische Reflex ist die Komplettlösung. Ein System für alles, ein Anbieter, ein Projekt, das ein Jahr läuft. Das klingt nach Ordnung. In der Praxis passiert meistens etwas anderes: Nach neun Monaten ist die Hälfte der Anforderungen überholt, niemand im Betrieb hat das neue System je benutzt, und die Beschäftigten arbeiten weiter mit ihrer Excel-Datei, weil die wenigstens funktioniert.
Das Problem ist selten die Software. Das Problem ist, dass ein Betrieb die eigenen Abläufe erst versteht, wenn er sie einmal ehrlich angeschaut hat. Das passiert nicht in einem Lastenheft. Das passiert an einem konkreten, kleinen Ablauf.
Suchen Sie den Prozess, der heute Zeit frisst
Es gibt in jedem Betrieb einen Vorgang, über den sich alle einig sind, dass er nervt. Die Auftragsbestätigung, die dreimal abgetippt wird. Der Lieferschein, der im Ordner verschwindet. Die Urlaubsplanung an der Pinnwand. Die Stundenzettel, die am Monatsende jemand von Hand in die Lohnabrechnung überträgt.
Nehmen Sie genau diesen Vorgang. Nicht den strategisch wichtigsten, sondern den, der spürbar Zeit kostet und den alle kennen. Er hat zwei Eigenschaften, die am Anfang mehr wert sind als jede Roadmap: Sie merken sofort, ob die neue Lösung besser ist als die alte, und Sie müssen niemanden davon überzeugen, dass es überhaupt ein Problem gibt.
Die Bestandsaufnahme, die eine Woche dauert
Bevor Sie irgendetwas einkaufen, schreiben Sie den Ablauf so auf, wie er wirklich läuft. Nicht so, wie er im Organigramm läuft. Wer bekommt die Information zuerst, wer tippt sie wo ein, wo liegt sie herum, wer sucht sie später wieder?
Dabei fallen fast immer zwei Dinge auf. Ein Teil der Arbeit existiert nur, weil zwei Systeme nicht miteinander reden. Ein anderer Teil existiert, weil vor vier Jahren jemand einen Sonderfall abgesichert hat, den es längst nicht mehr gibt. Das eine löst Technik. Das andere löst ein Gespräch.
Erst dann Software
Wenn der Ablauf beschrieben ist, wird die Auswahl plötzlich einfach. Sie suchen kein System, das alles kann, sondern eines, das diesen einen Ablauf sauber abbildet und offen genug ist, um später weitere anzuschließen. Achten Sie dabei weniger auf den Funktionsumfang als auf die Schnittstellen. Ein Werkzeug, das seine Daten nicht wieder herausgibt, wird in drei Jahren Ihr größtes Problem.
Rechnen Sie außerdem damit, dass die erste Umsetzung nicht perfekt sitzt. Das ist normal und kein Zeichen für ein schlechtes Projekt. Wichtig ist nur, dass Sie es früh merken. Bei einem kleinen Vorgang wissen Sie das nach zwei Wochen. Bei einem Großprojekt nach einem Jahr.
Wann Sie skalieren sollten
Wenn der erste Ablauf läuft und Sie den Zeitgewinn konkret benennen können, haben Sie zwei Dinge gewonnen: Erfahrung mit dem eigenen Betrieb und Kolleginnen und Kollegen, die den Nutzen selbst gesehen haben. Das ist der eigentliche Startpunkt für alles Weitere. Wer vorher skaliert, vervielfältigt vor allem seine Fehler.
Häufige Fragen
Lohnt sich Digitalisierung auch für kleine Betriebe?
Gerade dort. Je kleiner der Betrieb, desto größer ist der Anteil, den eine einzelne Person mit Abtippen und Suchen verbringt. Der Hebel ist relativ gesehen oft größer als im Konzern.
Wie viel Zeit sollten wir für den ersten Schritt einplanen?
Für die Bestandsaufnahme eines einzelnen Ablaufs reichen wenige Tage. Für die Umsetzung sollten Sie in Wochen denken, nicht in Quartalen. Wenn Ihnen jemand für den ersten Schritt ein Jahr veranschlagt, ist der Schritt zu groß geschnitten.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Sie brauchen jemanden im Betrieb, der den Ablauf wirklich kennt, und jemanden, der die technische Umsetzung verantwortet. Ob der zweite Teil intern oder extern sitzt, ist eine Frage der Kapazität, nicht der Machbarkeit.
Wenn Sie unsicher sind, welcher Prozess bei Ihnen der richtige Anfang wäre, schauen wir uns das gern gemeinsam an: unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Dieser Beitrag gehört zu unserem Wissens-Hub KI und Digitalisierung im Mittelstand.